Conflictes d’interès, confidencialitat, relacions amb clients i proveïdors o comportaments inadequats són situacions que poden generar dubtes dins d’una organització. Un Codi Ètic i de Conducta permet establir criteris comuns sobre com actuar i ajuda a prevenir riscos abans que apareguin els problemes.
Les empreses disposen de normes, procediments i obligacions legals que regulen molts aspectes de la seva activitat. Però en el dia a dia també apareixen situacions en què la resposta no sempre està recollida en un procediment concret.
Què passa si un treballador té un possible conflicte d’interès? Com s’ha de tractar determinada informació confidencial? Quins comportaments s’esperen en la relació amb clients, proveïdors o companys? Com s’ha d’actuar davant d’una conducta que no encaixa amb els valors de l’organització?
Disposar d’un Codi Ètic i de Conducta permet donar resposta a aquestes situacions i establir un marc de referència compartit per totes les persones que formen part de l’empresa.
És un document que recull els principis, valors i pautes de comportament que han d’orientar l’actuació de les persones vinculades a una organització.
Pot abordar qüestions com la integritat professional, els conflictes d’interès, la confidencialitat de la informació, el respecte en l’entorn laboral, les relacions amb tercers o el compliment de les normes internes.
Amb caràcter general, les empreses no estan obligades a disposar d’un Codi Ètic, però s’ha consolidat com una eina de bones pràctiques que contribueix a reforçar els mecanismes interns de prevenció i la cultura de compliment.
La seva utilitat va més enllà de definir els valors corporatius. Un Codi Ètic ben plantejat permet que les persones de l’organització coneguin quins comportaments s’esperen d’elles i quins límits no s’han de traspassar. Això facilita la presa de decisions davant de situacions sensibles i ajuda a reduir interpretacions diferents sobre una mateixa qüestió.
També pot contribuir a prevenir conflictes interns, conductes inadequades, problemes de confidencialitat o situacions que puguin afectar la reputació de l’empresa.
Al mateix temps, permet traslladar a treballadors, clients, proveïdors i altres col·laboradors quins són els principis amb què l’organització vol desenvolupar la seva activitat.
Un dels aspectes més importants és evitar que el Codi Ètic es converteixi simplement en un document corporatiu que s’aprova, es lliura als treballadors i queda arxivat.
Perquè sigui útil, ha d’estar adaptat a cada empresa: a la seva dimensió, activitat, estructura, relacions professionals i riscos específics.
També cal que sigui conegut i accessible per les persones a qui s’adreça i que existeixi coherència entre allò que estableix el document i la manera com l’organització actua realment.
A mesura que una empresa creix, incorpora persones, professionalitza la gestió o estableix relacions amb més clients i proveïdors, també augmenta la necessitat de disposar de criteris interns clars.
El Codi Ètic i de Conducta pot formar part d’aquest procés de professionalització, ajudant a prevenir riscos, ordenar les relacions internes i reforçar una cultura empresarial basada en la integritat, el respecte i la responsabilitat.