Que una persona sea administradora de una sociedad no significa que cualquier importe que perciba de la empresa tenga automáticamente el mismo tratamiento fiscal. Una consulta vinculante reciente de la Dirección General de Tributos establece cuándo las retribuciones percibidas por un administrador pueden considerarse un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades.
En muchas pequeñas y medianas empresas es habitual que una misma persona asuma diferentes funciones. Puede ser socia de la empresa, formar parte del órgano de administración y, al mismo tiempo, trabajar efectivamente en el día a día del negocio.
Esta coincidencia de roles puede generar una pregunta aparentemente sencilla: ¿el sueldo que cobra esta persona se puede deducir como gasto de la empresa?
La respuesta depende, entre otras cuestiones, de por qué está percibiendo esta retribución y qué funciones está remunerando.
Ser administrador y trabajar en la empresa no es lo mismo. Este es el primer punto que debe diferenciarse. Una persona puede percibir una retribución por las funciones propias del cargo de administrador y, al mismo tiempo, cobrar por desarrollar otras tareas diferentes dentro de la empresa.
Por ejemplo, pensemos en una persona que es administradora de una sociedad pero que también desarrolla un trabajo técnico, comercial u operativo.
En este caso, no debe analizarse toda la retribución como si respondiera necesariamente al cargo de administrador. Es necesario identificar qué funciones desarrolla realmente y a qué corresponde cada remuneración.
Esta distinción es importante porque su tratamiento jurídico y fiscal puede ser diferente.
Que los estatutos establezcan que el cargo de administrador es gratuito no significa necesariamente que esta persona no pueda cobrar de la sociedad por otros servicios o trabajos distintos de los correspondientes al cargo de administrador.
Por tanto, si el administrador desarrolla efectivamente otras funciones dentro de la empresa, la retribución correspondiente a estas tareas puede tener la consideración de gasto fiscalmente deducible. Ahora bien, debe poder acreditarse que esta remuneración corresponde realmente a funciones diferentes de las propias del administrador.
Como ocurre con cualquier otro gasto empresarial, no basta con realizar el pago. Para que la retribución pueda ser fiscalmente deducible, deberá cumplir los requisitos generales exigidos por la normativa del Impuesto sobre Sociedades.
Entre otros aspectos, deberá estar correctamente contabilizada, imputada al ejercicio correspondiente y adecuadamente justificada, y deberá existir una correlación con la actividad económica de la empresa.
Pero en estos casos existe un elemento adicional especialmente importante: poder demostrar qué está remunerando exactamente la empresa.
Imaginemos una empresa familiar en la que uno de los socios es también administrador. Los estatutos establecen que el cargo de administrador es gratuito, pero esta persona trabaja diariamente en la empresa desarrollando funciones comerciales y cobra una remuneración por este trabajo. El hecho de ser administrador no convierte automáticamente este salario en una retribución por el cargo de administrador.
Si se puede acreditar que el pago corresponde a las funciones comerciales que realmente desarrolla y se cumplen el resto de requisitos fiscales, este gasto puede ser deducible para la sociedad. El problema aparece cuando no queda claro dónde terminan las funciones de administrador y dónde empiezan las demás funciones profesionales o laborales.
En definitiva, el hecho de que una persona sea administradora no implica que toda remuneración que perciba de la sociedad tenga necesariamente la misma naturaleza. Lo determinante es analizar qué se está remunerando realmente, qué funciones desarrolla la persona y si el gasto cumple los requisitos exigidos para poder ser fiscalmente deducible.