La Sala de lo Social del Tribunal Supremo, en la Sentencia 441/2026, de 22 de abril, ha establecido un límite importante a los procesos de digitalización empresarial: las empresas pueden implantar herramientas digitales para gestionar las relaciones con Recursos Humanos, pero no pueden convertirlas en el único canal disponible cuando ello dificulte el ejercicio de los derechos de los trabajadores.
La empresa decidió centralizar todas las comunicaciones con Recursos Humanos a través de una plataforma digital corporativa. A partir de su implantación, los trabajadores debían utilizar obligatoriamente esta herramienta para presentar solicitudes relacionadas con permisos, bajas médicas, excedencias u otros trámites laborales.
Paralelamente, se eliminaron otras vías de comunicación que hasta entonces estaban disponibles, como el correo electrónico o la atención presencial.
La representación de los trabajadores impugnó esta medida al considerar que limitaba de forma injustificada el acceso a los servicios de Recursos Humanos y dificultaba el ejercicio de determinados derechos laborales.
Durante el procedimiento se acreditó que los trabajadores podían acceder a la aplicación desde sus dispositivos personales o desde unos terminales habilitados en los centros de trabajo. No obstante, estos equipos presentaban limitaciones importantes.
Entre otros aspectos, no permitían adjuntar documentación a las solicitudes presentadas, una funcionalidad especialmente relevante en trámites como justificantes médicos, documentación para permisos u otras gestiones administrativas. Este hecho fue determinante en la valoración efectuada por el Tribunal Supremo.
La sentencia reconoce que la digitalización de los procesos internos forma parte de las facultades de organización y dirección de la empresa previstas en el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores. Por tanto, las empresas pueden implantar plataformas digitales para gestionar procesos de Recursos Humanos y promover su uso como canal principal. Sin embargo, el Tribunal considera que esta facultad no es ilimitada.
Cuando la herramienta implantada genera dificultades objetivas para ejercer derechos laborales o no ofrece una funcionalidad equivalente a los canales tradicionales, la empresa no puede imponerla como única vía de comunicación.
Según el Supremo, el problema no era la existencia de la plataforma digital, sino la desaparición de todas las alternativas. La resolución concluye que la aplicación podía ser una herramienta principal o preferente, pero no el único canal disponible en las circunstancias acreditadas.
El Tribunal destaca que la transformación digital debe garantizar que los trabajadores puedan seguir ejerciendo sus derechos de forma efectiva, sin obstáculos técnicos ni dificultades añadidas.